Zasady ubezpieczania pracowników wykonujących pracę zdalną w kilku państwach członkowskich UE

Od 1 lipca Polskę obowiązuje międzyinstytucjonalne porozumienie ramowe, określające zasady ustalania właściwego ustawodawstwa w przypadku transgranicznej pracy zdalnej. Łatwiej będzie ustalić, gdzie ma być ubezpieczony pracownik wykonujący pracę zdalną w kilku państwach. Odkąd praca zdalna rozpowszechniła się jako jedna z elastycznych form aktywności zawodowej, istnieje wiele wątpliwości związanych z tym, gdzie pracodawca ma odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne za pracowników wykonujących pracę zdalną transgranicznie. Na gruncie instytucji UE opracowano porozumienie, które zostało już podpisane przez 18 państw członkowskich, w tym przez polski ZUS. Nie rozwiązuje ono co prawda wszystkich problemów związanych z transgraniczną pracą zdalną, lecz stanowi spore ułatwienie w tym zakresie dla dużej grupy pracodawców.

Porozumienie definiuje pojęcie transgranicznej pracy zdalnej. Należy ją rozumieć jako pracę, która jest wykonywana z państwa zamieszkania pracownika (np. pracownik mieszka we Francji i jest zatrudniany przez polską spółkę) przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem swojego pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie członkowskim innym niż państwo zamieszkania pracownika (np. w Polsce). Porozumienie dotyczy więc tylko takich sytuacji, gdy praca mogłaby być wykonywana w siedzibie pracodawcy, ale jest przez pracownika wykonywana zdalnie w innym państwie członkowskim lub innych państwach członkowskich.

Tradycyjne zasady bez zmian

Zgodnie z zasadami ogólnymi w przypadku wykonywania pracy w dwóch państwach członkowskich ustawodawstwem właściwym, mającym zastosowanie wobec osoby ubezpieczonej, jest zawsze ustawodawstwo kraju zamieszkania, o ile ta osoba wykonuje w tymże państwie znaczną część swojej pracy¹. Na potrzeby rozwiązań unijnych przyjmuje się, że „znaczna część pracy” oznacza taką pracę, która wykonywana jest w wymiarze nie mniejszym niż 25% całkowitego czasu pracy lub wynagrodzenia.

– Wobec powyższego regułą jest, że jeśli pracownik wykonuje pracę najemną w co najmniej dwóch państwach członkowskich i jednocześnie w państwie zamieszkania wykonuje pracę w wymiarze co najmniej 25% całkowitego czasu pracy lub/i wynagrodzenia, to podlega pod system zabezpieczenia społecznego kraju zamieszkania. Przykład: pracownik pracuje w Polsce oraz w Niemczech, a zamieszkuje w Niemczech. Pracodawca ma siedzibę w Polsce. Na Polskę przypada 70% aktywności zawodowej pracownika, a na Niemcy 30% aktywności zawodowej. W takim przypadku pracownik będzie ubezpieczony w Niemczech, tj. w miejscu swojego zamieszkania – zauważa Joanna Torbe, ekspertka BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Ubezpieczenie według miejsca siedziby pracodawcy

Porozumienie przewiduje możliwość stosowania wyjątku względem przywołanej wcześniej zasady. Jeśli bowiem pracownik wykonuje w państwie zamieszkania pracę w formie transgranicznej pracy zdalnej w wymiarze co najmniej 25%, jednakże nie więcej niż 50% całkowitego czasu pracy, to podlega pod system zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba jego pracodawcy. Ustawodawstwem właściwym, mającym zastosowanie w stosunku do osoby ubezpieczonej, jest ustawodawstwo tego państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba jej pracodawcy. Przykładowo, pracownik pracuje w Niemczech w ramach pracy zdalnej i mieszka w Niemczech, ale jest zatrudniony przez polskiego pracodawcę, przy czym na Niemcy przypada 40% jego aktywności zawodowej, a na Polskę 60% – w takim przypadku pracownik będzie ubezpieczony nie w Niemczech (tj. w miejscu zamieszkania), ale w Polsce (według siedziby pracodawcy). Porozumienie umożliwia zatem ustalenie jako właściwego ustawodawstwa państwa siedziby pracodawcy, pomimo wykonywania przez pracownika znacznej części pracy w państwie zamieszkania.

Osoba ubezpieczona będzie mogła zostać objęta zakresem porozumienia tylko wtedy, gdy miejsce jej zamieszkania będzie się znajdować w państwie członkowskim, które pozostaje sygnatariuszem porozumienia. Jednocześnie siedziba pracodawcy (pracodawców) osoby ubezpieczonej będzie musiała się znajdować na terytorium któregoś z pozostałych państw członkowskich, które przystąpiły do porozumienia.

Porozumienie nie znajdzie zastosowania w przypadku osób: podejmujących w państwie zamieszkania aktywność zawodową inną niż zdalna praca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących stacjonarnie w kraju zamieszkania), normalnie wykonujących pracę najemną w państwie członkowskim innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby pracodawcy (tj. gdy w obszar aktywności zawodowej osoby ubezpieczonej zaangażowane jest również inne, trzecie i kolejne państwo członkowskie), wykonujących pracę na własny rachunek.

Konieczny wniosek

Możliwość zastosowania rozwiązania przewidzianego w postanowieniach porozumienia jest uzależniona od złożenia stosownego wniosku przez uprawnioną osobę. Osoby zainteresowane, wykonujące pracę zdalną na terenie Polski w związku z zatrudnieniem u zagranicznych pracodawców, mogą wystąpić o objęcie ich zapisami porozumienia do instytucji zabezpieczenia społecznego w państwie siedziby pracodawcy (o ile to państwo przystąpiło do porozumienia). Z wnioskiem do instytucji zagranicznej może wystąpić również zagraniczny pracodawca. I odwrotnie, ubezpieczeni zatrudnieni u polskich pracodawców bądź sami polscy pracodawcy będą musieli wystąpić do ZUS z wnioskiem US-36. Wniosek można złożyć za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub w formie pisemnej. Po uzyskaniu pozytywnej informacji zwrotnej z ZUS Oddział w Kielcach ubezpieczony lub jego pracodawca powinien wystąpić do właściwego oddziału ZUS z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1. (źródło: BCC)

Źródło serwisu: "Zasady ubezpieczania pracowników wykonujących pracę zdalną w kilku państwach członkowskich UE", Bezpieczeństwo Pracy. Nauka i Praktyka, nr 9, 2023, str. 11

¹ Art. 13 ust. 1 lit a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji.